国家规定外贸企业出口的货物要同时具备以上4个条件。生产企业（包括有进出口经营权的生产企业、委托外贸企业代理出口的生产企业、外商投资企业，下同）申请办理出口货物退（免）税时增加一个条件，即申请退（免）税的货物是生产企业的自产货物或视同自产货物才能办理退（免）税。
出口企业应持对外贸易经济合作部及其授权批准其出口经营权的批件、工商营业执照、海关代码证书和税务登记证于批准之日起三十日内向所在地主管退税业务的税务机关填写《出口企业退税登记表》（生产企业填写一式三份，退税机关、基层退税部门、企业各一份），申请办理退税登记证； 外贸企业购进的出口货物，外贸企业应在购进货物后按规定及时要求供货企业开具增值税发票或普通发票；其购进货物开具的增值税发票属增值税防伪税控系统开具的，退税（以国家实时政策为准）部门应要求外贸企业自开票之日起30日内办理认证手续。
没有进出口经营权的生产企业应在发生笔委托出口业务之前，需持委托出口协议、工商营业执照和国税税务登记证向所在地主管退税业务的税务机关办理注册退税登记。
世界上有很多国家实行间接税制度，虽然其具体的间接税政策各不相同，但就间接税制度中对出口货物实行“零税率”而言，各国都是一致的。
对出口货物单设立库存帐和销售帐记载的，应依据购进出口货物的增值税发票所列明的进项金额；对库存和销售均采用加权平均价核算的，可按适用不同退税率的货物分别确定：退税依据=出口货物数量*加权平均进价。
原辅材料应退税额=购进原辅材料增值税发票所列进项金额×原辅材料的退税率
加工费应退税额=加工费发票所列金额×出口货物的退税率
合计应退税额=原辅材料应退税额+加工费应退税额
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