舞台搭建准备的工作：
1、勘察活动现场的天花板高度：在布置舞台、灯光、视听设备时，天花板高度有着至关重要的影响。舞台背景拿LED显示屏来举例，需要根据层高来计算LED显示屏安装多大面积比较合适；
2、调查现场是否有视线：从每个角度看房间，有没有柱子、枝形吊灯和其他东西阻挡视线?你能从舞台外的每个角度清楚地看到舞台或大屏幕吗?在构建阶段之前，还考虑此问题；
3、根据实际情况规划舞台的数量和规模：对于小型企业来说，总数并不多，而且足以在年会上建立一个阶段。但是大公司是不同的，数量是数百或数百，
因此多个阶段或一个阶段可能需要多个显示。通过提前确定舞台和背景屏幕的数量和方向，限度地利用空间；
4、根据节目需求预估所需舞台的尺寸：虽然年会是每个企业都会搞的活动，但是到底以什么形式，什么主题来做，却是一件让人费心的事。
有的企业可能就是玩个小游戏、抽个奖，形式比较简单，但有的企业不一样，他们会有各种表演活动，甚至有的企业会请的表演人员给大家表演节目。不同需求，对于舞台宽度，大小以及背景屏幕的大小要求也不同。
舞台搭建一定要考虑的5个因素：
1、活动再重要也抵不过安全重要，一个好的舞台，先要考虑的就是安全问题了，其中基本的就是舞台的牢固性，这关系着台上台下人员的安全，如果有什么不测，后果将会不堪设想；
2、舞台照度是否饱和也是很重要，这里的会议会展公司的执行人员通常都会配备照度表，在舞台灯光搭建好过后，打开所有活动会用到的灯光，
在舞台上测一下照度是否达标，如果会场不封闭，则要考虑活动进行中自然光的角度，以免对观众和舞台上的人员造成炫目，除此之外，舞台也不要设立在逆光的位置，
会对舞台下摄影摄像造成影响，对舞台上也会让观众看不清其表演人员的妆容；
3、如果活动在晚上，由于桁架灯架的搭设，电线的隐藏也是非常重要的，尽量做到让观众看不到更碰不到，不然不仅对舞台的美观度有影响，还是一个非常严重的安全隐患；
4、一个活动一定会有一个主题，舞台一定要切合这个主题而设，能够营造气氛的舞台才是一个好的舞台；
5、舞台一定不能太过平面化，要有层次感，同时也不能没有美感，这是非常难得一点，做好这一点一定会有意外的收获。
会议的成败，场地的选择相当重要。会议策划者在选择会议场地时，
以下6个基本步骤都需考虑进去:
1、确定会议目的；
2、确定会议形态；
3、决定实质上的需求；
4、考虑与会者的期望；
5、选择何种会议地点与设备；
6、评估选择的正确性。
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