在企业及单位的办公管理中，都会涉及到秘书与行政要务，办公自动化的应用，能够及时的了解行政事务与人事关系，确保事务处理更加准确。
在传统的办公管理中，每一份文件都要进行严密的分析、解读，以纸质的形式不断的进行着修改，这样不仅降低了工作效率，也使员工的工作量增多，同时也很容易出现修改失误或文件信息丢失的问题，致使文件中的信息存在漏洞。而办公自动化系统，能够实现自动化的管理各类文件。利用计算机网络技术对文件进行分类和统一的传输，在保留好原文件的前提下，提出一些可行性的建议。同时企业要对办公自动化系统进行严格的管理，并要求工作者通过身份验证才能够登录系统，并查看所需要的文件资料，有效的了企业内部文件的严密性。
OA系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。此外，在OA系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。
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