狭义的会展仅指展览会和会议；广义的会展是会议、展览会、节事活动和各类产业/行业相关展览的统称。会议、展览会、博览会、交易会、展销会、展示会等都是会展活动的基本形式，世界博览会为典型的会展活动，国内会展产业链已经相当完善。
贸易成交一般有若干环节：生产厂家向客户宣传产品，客户产生兴趣并进行询问了解，客户产生购买意向，厂家与客户洽谈，讨价还价成交。通常这个过程有时可能比较长，但在展览会上，这一过程可以比较迅速完成。在会展中，丰富的信息、知识交流传播使得生产、贸易、生活趋于更轻松、直接、快捷、准确，消除了供求中的许多不确定因素，产生低耗的经济功能，创造了经济均衡的可能性。
在展销会上，参展商为卖而参展，参观者为买而参观，均有备而来。参展商可以在有限的时间内广泛地接触买主，观众购买商可以在有限的空间里广泛地了解产品，参展商可以于潜在客户表示出兴趣时就抓住机会开展推销、洽谈工作，直至成交甚至当场回款，买卖双方可以完成介绍产品、了解产品、交流信息、建立联系、签约成交等买卖流通过程，展会起到沟通和交易作用。
消费类会展项目是指为社会大众举办的展览活动，这类会展项目多具有地方性质，展出内容以消费品为主，通过大众媒介如电视、电台、报刊、网络等吸引观众。观众主要是消费者，消费者需要购买门票入场，这类项目非常重视观众的数量。
展览会的级别分类标准这几年，会展业的迅猛发展已经使其成为一个不可小觑的行业，在越来越成熟的市场经济环境下，如何监督、引导会展业的规范发展已成为会展业需要解决的问题。原来一贯的多头审批制管理已经不再适应会展业的发展需求，只有通过法规和行业标准进行间接调控和引导，才是其良性发展的。
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