公司应保留下列形成文件的信息，以：
a）描述不合格；
b）描述所采取的措施；
c）描述获得的让步；
d）识别处置不合格的授权。
ISO14001认证总则
公司制订《沟通和信息交流控制程序》，建立、实施和保持与管理体系相关的内部和外部信息交流所需的过程，包括：
a）沟通什么；
b）何时沟通；
c）与谁沟通；
d）如何沟通。
内部沟通
公司建立、实施和保持如下的内部沟通方式、方法，在不同部门和层次之间对质量、环境、职业健康安全管理体系运行的有效性包括过程和要求、环境保护、职业健康安全信息、目标完成情况进行沟通，使不同层次的人员都能及时有效地获取与工作相关信息。对沟通过程中发现的问题及时解决落实，消除质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行的障碍。
鼓励不同岗位之间员工就如何实现目标和工作的配合、协调进行积极充分的沟通。沟通应贯穿于整个体系中，对招投标信息、合同、策划、服务过程、客户、人员水平和职责、环境因素、危险源等的预期变化、紧急状态信息、其他内部信息，如员工的意见和合理化建议等进行明确地沟通，是非常重要的。
公司编制并实施《产品检验控制程序》，规定质量检查、检验的职责，对质量检查、检验进行控制。检查、检验人员应具备相应的。品管部还应对服务的质量和服务质量进行检查、验收。
在一阶段与 总进行沟通时，涉及到管理层对标准中内外部因素的分析和理解，发现 总关注的主要是质量管理体系方面的内外部因素的关注，包括市场竞争、人员管理、技术能力等方面，但是对于环境管理体系的方面关注较少。做为一家制造环保除尘设备的企业，本身就是环保方面的重要因素，而作为总经理，未能充分关注环保方面的影响因素，会对企业的发展及竞争力造成影响。
