针对多功能会议室的七种使用需求，设计可复用的扩声、显示和灯光系统，并采用系统集成软件作为管理界面，由人员预置场景和音频参数设置，将音视频源、灯光、大屏的模式切换以及音响系统的参数设置，做成简单的一键式切换界面，便于普通人员操作。
多功能会议室的音响效果需满足国家厅堂扩声系统设计的声学特性指标标准。在建筑声学配合的基础上，一般还需要通过使用扩声设备进行音效补偿，主要实现音频信号的还原、放大。多媒体显示系统多媒体视频系统主要包括投影系统，辅助液晶显示系统，实物展示系统，智能电子白板等，以满足现代化信息交流的需要。通过它可以把电视、DVD、电脑、摄像球、录象机、远程会议图象等视频信号进行还原和展示。
视频会议室的灯光设计对于获得满意的视觉效果是一个很关键的因素。设计良好的视频会议室除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更可以实现较好的临场感，提高视频会议的效果。视频会议与普通会议不同，因为使用摄像装置，会议室的灯光、色彩、背景等对视频图像的质量影响非常大。
背景光的选择与设计
在报告厅灯光设计中，台背景光是非常重要的。背景光需要均匀的照亮背景，没有阴影现象。报告厅相比于视频会议室需要使用更多的背景灯，一般选择LED影视平板灯或LED聚光灯。
侧光的布置
相比面光和背景光，侧光在报告厅灯光布置中的作用是增强人物的立体感和轮廓感，拍摄视频画面时，能很好地起到一个辅助的作用。侧光的布置可根据用户对视频拍摄质量的高低、场内环境和层高、会议场景和主题，以及建设经费来决定是否需要。
会议室报告厅灯光设计需要结合面光、侧光、背景光等区域布光，各项灯光可根据不同节目灵活运用，无死角，充分利用灯光，拍摄好的视频画面。
